По завершении изучения раздела 11 Вы сможете:

 

·         Настраивать подсистему технического документооборота в соответствии со структурой и задачами своего предприятия.

·         Вести в подсистеме проекты, управлять этапами проектов и отслеживать их выполнение.

·         Создавать централизованные, структурированные и защищенные хранилища электронных документов.

·         Управлять созданием, прохождением документов, их версиями, способами обработки и статусами.

·         Отслеживать историю движения документов.

·         Создавать архивы документов различной структуры и получать отчеты о документах, находящихся в архиве.

·         Создавать группы пользователей и назначать им права доступа к документам и архивам.

·         Пользоваться встроенной почтовой системой для обеспечения обмена данными между пользователями системы.

 

 

Этот режим, предназначен для управления этапами проектов и документами проектно-конструкторских и производственных организаций.

 

Система управляет статусом и версиями документов, обеспечивает рациональное распределение информации, контролирует путь прохождения документов и стадии их обработки. Логическое накопление и связывание информации позволяет осуществлять регламентированное управление документами.

 

Основными понятиями системы являются

 

Документы

 

Документы системы - это объекты, представляющие собой различные реальные документы, используемые в работе предприятия.  Документ представляет собой набор параметров (карточку документа) с прикрепленными к ней файлами документа. Для документов в системе могут быть назначены различные операции: редактировать, просмотреть, комментировать и т.п., которые выполняются над файлами документа.

 

Виды документов

 

Вид документа определяет его назначение в процессе работы. Виды документов определяются на этапе настройки системы: распоряжения, извещения, спецификации, чертежи  и т.п.

Например документ вида «Чертеж», может быть сохранен в формате TIFF, DWG, или гибридным многофайловым TIFF + DWG.

 

Типы файлов

 

К документам системы можно присоединить набор файлов различного типа и структуры. Тип файла определяет не только расширение  имени файла, в нем задаются шаблоны файлов и команды, запускающие программы-обработчики (редактор, просмотрщик) для документов имеющих файлы данного типа.

 

Многолистовые документы

 

Набор файлов документа может быть разделен на логические листы. Эта возможность используется для хранения реальных многолистовых документов, которые не могут представляться одним файлом. Например, бумажный многостраничный чертеж, который был преобразован в набор растровых файлов, или листов отсканированной книги, каждый из которых является отдельным растровым файлом, или многолистового чертежа AutoCAD (*.DWG). Различные листы одного документа могут быть связаны с файлами различных типов, например, несколько страниц могут быть файлами TIFF, а другие листы могут представляться DWG AutoCAD файлы. Файлы листов документа можно раздельно загружать в приложениях, используя команды-обработчики.

 

Версии документов

 

Система поддерживает многоверсионность документов. Основное назначение версий – сохранение истории разработки документа. Один и тот же документ может иметь много версий, созданных на различных стадиях разработки (с разными статусами). Это дает возможность вернуться при необходимости к старому варианту документа, а также обеспечивает возможность проработки различных вариантов одного документа.

 

Статус документа

 

Параметр «Статус» используется для задания регламента и автоматизации процесса разработки документов. При работе с документом пользователи обозначают переход на новую стадию работы изменением его статуса. Например: при окончании выполнения чертежа, конструктор меняет его статус с значения «В разработке» на значение «На проверке». Это действие изменяет уровень доступа всех пользователей к документу (запрещает изменение документа) и служит сигналом для начала работы с данным  документом пользователя, исполняющего роль нормоконтролера.

 

Для автоматизации  процесса разработки можно назначить ряд автоматических действий, которые система должна выполнить при изменении статуса документа. Например: проверить наличие атрибутов-подписей пользователей и разрешить или запретить изменение статуса, создать связанные документы – извещения об изменении, выпустить сообщение внутренней электронной почты, чтобы разослать выпущенный документ.

 

! См. также:

11.1 Архив
11.2 Проекты
11.3 Папки
11.4 Выборки
11.5 Сообщения
11.6 Команды пользователя