Переход в режим осуществляется выбором пункта «Выборки» в главном меню системы «Документооборот».

 

Этот режим предназначен для формирования списка выборок и поиска документов по условиям, заданным в свойствах выборки. В отличие от фильтра выборка позволяет сохранять критерии поиска для следующего сеанса работы, а также предоставлять их для других пользователей.

 

Выборки в системе представлены в виде иерархического дерева с одним уровнем иерархии.

 

 

Для выполнения операций с выборками следует установить курсор на узел дерева и, нажав правую кнопку мыши, в появившемся меню выбрать необходимое действие.

 

 

При создании или корректировке выборки выводится  диалоговое окно следующего вида:

 

 

В поле «Название» вводится наименование выборки (именно это значение будет выводиться в дереве выборок). В поле «Пользователь» отображается наименование пользователя, создавшего выборку.

При включении флага «Разрешить просмотр другим пользователям» будет создана выборка, которую будут видеть все пользователи.

 

Выборка позволяет работать со следующими видами информации:

 

·         Реквизиты документа (закладка «Основные»)

·         Атрибуты документа, версии, листа (закладка «Атрибуты»)

·         Подписи к документу (закладка «Подписи»)

 

Основные

 

На закладке «Основные» задаются критерии выбора по основным реквизитам документа, находящимся на закладке «Основные свойства» карточки документа, и по реквизитам версий документа.

 

Для того чтобы задействовать реквизит в работе выборки, нужно установить флаг напротив имени реквизита. Если нужно исключить из поиска реквизит, нужно снять флаг (при этом все введенные значения поисковых критериев сохраняются).

 

Для задания поисковой комбинации нужно дважды щелкнуть мышкой по нужному реквизиту или нажать комбинацию клавиш «Ctrl+Enter», после чего появляется диалоговое окно выбора условий и значений поиска. Работа в этом режиме полностью аналогична заданию условий фильтра в любом из режимов системы.

 

Атрибуты

 

На закладке «Атрибуты» задается дополнительные атрибуты поиска. В выборках не различается деление атрибутов по их использованию (документа, версии, листа). Поиск осуществляется на наличие атрибута в любом месте его использования.  Для создания списка атрибутов для выборки нужно нажать правую кнопку мыши или сочетание клавиш «Ctrl+Ins» и в появившемся списке атрибутов (справочник атрибутов) выбрать нужные. В этом режиме поддерживается множественный выбор, т.е. можно выделить сразу несколько. После выбора эти атрибуты появляются на закладке и над ними можно выполнять те же операции что и для любого реквизита.

 

Подписи

 

На закладке «Подписи» задается дополнительные атрибуты поиска. Для создания списка подписей для выборки нужно нажать правую кнопку мыши или сочетание клавиш «Ctrl+Ins» и в появившемся списке подписей (справочник подписей) выбрать нужные. После выбора эти подписи появляются на закладке и над ними можно выполнять те же операции что и для любого реквизита.

 

При задании условия на подпись действует следующее правило:

·         условия «равно», «не равно», «множество», «начинается», «содержит» отбирают только из тех документов, у которых подпись имеет установленный флаг «Проставлена»;

·         условие «пустое» отбирает все документы, у которых подпись имеет снятый флаг «Проставлена»;

·         условие «не пустое» отбирает все документы, у которых подпись имеет установленный флаг «Проставлена».

 

Выборка отрабатывает сразу же, как только на нее установлен курсор. Над документами, появившемся в списке, можно выполнять те же действия что и при работе с ними в папках или архиве документов.

 

Права доступа

 

Права доступа на выборку определяются при выборе режима «Права доступа» из выпадающего меню.

 

 

При этом устанавливается три вида прав: права на просмотр, права на редактирование выборки и права администратора.

 

 

При этом права могут быть установлены как для отдельного пользователя, так и для группы.

 

Кнопка  включается специальным правом «Администратор выборок» в системе администрирования, как это показано в разделе 12.1.2 «Документооборот: Административные права» и позволяет пользователю видеть все выборки в системе, даже не отмеченные флагом "Разрешить просмотр другим пользователям".

 

Кнопка  «Только мои выборки» на панели управления позволяет видеть в дереве только свои выборки.

Кнопка  «Создать копию выборки» позврляет пользователю создавать копии выборок, если он имеет на это соответствующее право.

 

11 Документооборот