Режим работы с архивом документов вызывается из главного меню

«Документооборот» -  «Архив».

Информация на экран выводится в следующем виде:

Архив организуется в виде древовидной структуры, где на первом уровне располагаются собственно архивы, а под ними (на втором и ниже уровнях) располагаются разделы и подразделы архива.

В информационном поле выводится дерево архивов и их разделов.

В области редактирования - документы, относящиеся к архиву или разделу архива. Отображаются следующие колонки:

·         «Документ» - отображается общая информация о документе.

·         «Обозначение» - отображается обозначение документа. Является уникальным в рамках всего архива.  Значение может быть пустым, если задано наименование документа.

·         «Наименование» - отображается наименование документа. Значение может быть пустым, если задано обозначение документа.

·         «Вид» - отображается вид документа.

·         «Комментарий» - отображается комментарий к документу.

·         «Способ обработки» - отображается способ обработки документа.

·         «Раздел архива» - отображается раздел архива в котором хранится документ.

·         «Версия» - отображается информация об активной версии документа.

·         «Номер» - отображается номер версии документа.

·         «Наименование» - отображается наименование версии документа.

·         «Комментарий» - отображается комментарий к версии документа.

·         «Действует с» - дата, с которой начинает действовать версия документа. Если не задана, то версия документа начинает действовать с любого момента времени.

·         «Заблокировал» - пользователь, заблокировавший версию документа.

·         «Создал» - пользователь, создавший версию документа.

·         «Дата создания» - дата и время создания версии документа.

·         «Статус» - статус, в котором находится версия.

·         «Действует по» - дата, с которой прекращает действовать данная версия документа. Если не задана, то версия документа прекращает действовать с любого момента времени.

·         «В статусе по» - дата, с которой документ перешел в текущий статус.

·         «В статусе с» - дата, при наступлении которой документ должен выйти из текущего статуса.

·         «Контр. дата» - ближайшая контрольная дата версии документа (дата срабатывания контрольного напоминания о приближении планируемой даты перехода документа в указанный статус, либо планируемая дата перехода документа в указанный статус).

Архив

Для создания нового архива следует установить курсор на узел дерева «Архив» (самый верхний) и нажать правую клавишу мыши.

В появившемся контекстном меню выбрать команду  «Создать новый архив» и ввести наименование архива, после чего вновь созданный архив появляется в дереве.

Для создания нового архива, пользователь должен иметь административное право «Администратор архива» (см. раздел 15.1.2.2).

 

Для выполнения операций с созданным архивом следует установить курсор на его наименование в дереве и нажать правую клавишу мыши.

В появившемся контекстном меню доступны следующие команды:

·          «Свойства архива» - предназначена для ввода и корректировки атрибутивной информации об архиве (будет описано далее в данном разделе).

·          «Создать новый раздел архива» - предназначена для ввода наименования нового раздела архива, после чего вновь созданный раздел появляется в дереве.

·          «Изменить название архива» - предназначена для изменения названия архива.

·          «Удалить архив» - предназначена для удаления архива.

Нельзя удалить архив, к которому относятся документы или который имеет разделы.

·         «Операции с ветвями дерева» (см. раздел 1.4.4).

·          «Обновить дерево» - обновление данных в информационном поле.

·          «Отчет о дереве» (см. раздел 1.4.4).

·          «Импорт документов» (см. раздел 15.9.6).

Для выполнения данной команды пользователь в текущем архиве должен иметь право доступа «Создание документов».

Раздел архива

Для выполнения операций с созданным разделом архива следует установить курсор на его наименование в дереве и нажать правую клавишу мыши.

В появившемся контекстном меню доступны следующие команды:

·          «Свойства раздела архива» - предназначена для просмотра атрибутивной информации о разделе архива и редактирования его наименования.

·          «Изменить название раздела архива» - предназначена для изменения названия раздела архива.

·          «Удалить раздел архива» - предназначена для удаления раздела архива.

Нельзя удалить раздел, к которому относятся документы или который имеет подразделы.

Действие остальных команд контекстного меню аналогично действию команд над архивом.

Свойства архива

В режиме  «Свойства архива» информация на экран выводится в следующем виде:

·         В поле «Наименование» вводится (редактируется) наименование архива.

·         В поле «Комментарий» вводится любая поясняющая информация.

·         В поле «Устройство хранения» выбирается устройство файлового сервера, на котором по умолчанию будут храниться вновь создаваемые документы.

·         В поле «Администратор архива» вводится пользователь, который будет иметь право назначать в этом разделе список и права пользователей, имеющих право работать с этим разделом.

Права доступа

На закладке «Права доступа» формируется список пользователей имеющих право работать с архивом.

Данная закладка отображается только в том случае, если пользователь является администратором текущего архива или имеет административное право «Администратор архива» (см. раздел 12).

Команда  «Добавить» содержит выпадающее меню:

·          «Добавить» - добавляет пользователя из справочника пользователей (см. раздел 2.4.3).

·          «Добавить пользователей группы» - добавляет всех пользователей рабочей группы из справочника рабочих групп (см. раздел 2.4.4) с правом «Просмотр содержимого архива».

При добавлении (команда  «Добавить») или корректировке (команда «Редактировать») текущей записи, выдается окно следующего вида:

В поле «Пользователь» выбирается пользователь, которому назначаются права доступа к архиву. Можно задать следующие права:

·         «Просмотр содержимого архива» - если этот флаг установлен, то пользователю будет виден этот архив в дереве, внутри этого архива ему будут видны только те документы, на которые он имеет соответствующие права, прописанные шаблоном прав доступа к конкретному документу.

·         «Создание документов» - если установлен этот флаг, то в этом архиве пользователь может создавать документы.

·         «Работа с классификатором» - если установлен этот флаг, то пользователь получает возможность перестраивать классификацию разделов данного архива.

·         «Просмотр всех документов архива» - если этот флаг установлен, то пользователю будет виден этот архив в дереве, внутри этого архива ему будут видны все документы, невзирая на права, прописанные шаблоном прав доступа к конкретному документу.

 

12.1 Архив