Режим работы с напоминаниями вызывается из главного меню

«Документооборот» -  «Напоминания»

и позволяет создавать напоминания о событиях. Напоминания могут быть личными и групповыми. В групповых напоминаниях о событии пользователи делятся на организатора и участников. Групповые напоминания позволяют организовывать рассылку напоминаний нескольким пользователям, отслеживать статусы, выставленные участниками относительно напоминаний и вести по ним переписку.

Для работы с напоминаниями необходимо, чтобы в системных настройках был установлен флаг «Проверять новые сообщения, период обновления (мин)» (см. раздел 1.12.1).

Информация на экран выводится в следующем виде:

В левой части экрана выводится дерево фильтров, для быстрой навигации по напоминаниям:

·         «Активные» - в этом фильтре отображаются напоминания в состоянии «Активно». Фильтр «Активные» делится еще на дополнительные фильтры:

·         «Новые» - в этом фильтре отображаются напоминания в состоянии «Активно», которые еще не прочитаны.

·         «Отклоненные» - в этом фильтре отображаются напоминания в состоянии «Активно», которые были отклонены.

·         «Отложенные» - в этом фильтре отображаются напоминания в состоянии «Активно», решение по принятию которых было отложено.

·         «Принятые» - в этом фильтре отображаются напоминания в состоянии «Активно», которые были приняты.

·         «Завершенные» - в этом фильтре отображаются напоминания, которые были завершены.

·         «Перенесенные» - в этом фильтре отображаются напоминания, которые были перенесены на другую дату.

·         «Удаленные» - в этом фильтре отображаются напоминания, которые были удалены.

·         «Черновики» - в этом фильтре отображаются напоминания, которые еще не были активированы.

 

В правой части выводится список напоминаний, относящихся к текущей ветке дерева фильтров, со следующими колонками:

·         «Отправитель» - в этой колонке выводится имя пользователя, создавшего напоминание (организатора напоминания). Если текущий пользователь не является организатором напоминания, то оно подсвечивается светло-зеленым цветом.

·         «Получатели» - в этой колонке выводится список пользователей-получателей или групп-получателей напоминания (участников напоминания).

·         «Тема напоминания» - в этой колонке выводится тема напоминания, заданная при его создании.

·         «Дата события» - в этой колонке выводится дата и время события, на которое настроено напоминание.

·         «Состояние» - в этой колонке выводится состояние напоминания. В системе доступны следующие состояния напоминаний:

·         «Черновик» - неактивное напоминание. Доступно только создателю. Может быть отредактировано, удалено создателем.

·         «Активно» - активное напоминание. Действует для всех получателей. Возможно только изменение пользовательских настроек напоминания (время уведомления, статус участника, флаг выполнения). Напоминание может быть перенесено или завершено создателем.

·         «Перенесено» - неактивное напоминание. При переносе напоминания создается новое на основе исходного. Исходное напоминание добавляется во вложения нового. Возможно только изменение пользовательских настроек напоминания (время уведомления, статус участника, флаг выполнения). Напоминание может быть удалено создателем.

·         «Завершено» - неактивное напоминание. Любые изменения напоминания запрещены. Напоминание может быть удалено создателем.

Напоминание начинает действовать только после перевода в состояние «Активно».

·         «Статус» - в этой колонке выводится статус участника относительно напоминания. В системе доступны следующие статусы участников напоминаний:

·         «Принято» - пользователь принял участие в напоминании. Напоминание будет выведено пользователю через указанный в настройках интервал времени.

·         «Отклонено» - пользователь отклонил напоминание. Напоминание не будет выводиться пользователю.

·         «Отложено» - пользователь отложил принятие решения об участии в напоминании. Напоминание будет выведено пользователю через указанных в настройках интервал времени.

·         «Комментарий» - в этой колонке выводится комментарий к статусу участника. Комментарий статуса заполняется участником при выборе статуса напоминания.

·         «Выполнено» - в этой колонке выводится флаг, если участник напоминания отметил его как выполненное. Выполненное напоминание не выводится участнику до наступления даты и времени события. Флаг устанавливается автоматически при переводе организатором напоминания в статус «Завершено».

·          «Напомнить за» - в этой колонке выводится время, за которое возникнет напоминание, относительно времени события. По умолчанию устанавливается создателем напоминания. При участии нескольких пользователей, может быть настроено индивидуально для себя каждым пользователем.

·          «Важность» - в этой колонке выводится значок , если при создании напоминания установлен флаг «Установить высокую важность».

·         «Уведомить» - в этой колонке выводится значок , если при отправке напоминания установлен флаг «Уведомить о прочтении». Если данный флаг установлен, создатель/организатор напоминания будет получать сообщения о прочитанных напоминаниях и о установленных получателями/участниками статусах относительно напоминаний.

·         «Примечание» - в этой колонке выводится личный комментарий к напоминанию.

·         «Вложения» - в этой колонке выводится значок , если при создании напоминания на закладке вложения были добавлены вложения в виде документов, файлов или прочих объектов системы.

·         «Тип напоминания» - в этой колонке выводится тип напоминания. Напоминание может быть пользовательским, либо контрольным (может быть создано при работе с графиком разработки документа, см. раздел 12.1.16).

 

Зависимые объекты При помощи кнопки  «Показать зависимые объекты» (см. раздел 1.8) на панели управления режима  «Напоминания» доступна работа со следующими зависимыми объектами:

·          «Сообщение» - выводится текст сообщения текущего напоминания.

·          «Вложения» - выводится список вложений текущего напоминания.

·          «Дополнительно» - используется для установки дополнительных флагов напоминанию.

·          «Список получателей» - выводится список получателей текущего напоминания.

·          «Статусы участников» - выводится список участников напоминания и принятые ими статусы с комментариями статусов относительно напоминания. Зависимый объект доступен только организатору напоминания.

·          «Сообщения по напоминаниям» - выводится список сообщений, имеющих во вложении текущее напоминание. Доступно только сообщения в котором участвует текущий пользователь.

 

12 Документооборот
12.6.1 Создание напоминания
12.6.2 Операции с напоминаниями
12.6.3 Работа напоминаний