Режим работы со справочником видов документов вызывается из главного меню

«Справочники» - «Документооборот» -  «Виды документов»

и предназначен для ведения списка видов документов, которыми будет оперировать система.

Информация на экран выводится в следующем виде:

При создании (команда  «Создать») или редактировании (команда «Редактировать») позиции выводится диалоговое окно следующего вида:

·         «Наименование» - наименование вида документа.

·         «Значок» - графическое представление в системе.

·         «Шаблон обозначения документа» - задается шаблон генерации обозначения, на основании которого при создании нового документа соответствующего вида, автоматически генерируется его обозначение.

В шаблоне можно использовать служебные слова: «%YEAR%» - текущий год; «%NUMBER%» - генерируемый номер. Перед служебными словами можно задавать формат записи требуемой длины. Например, «%10NUMBER%», при этом в обозначение вставится сгенерированный номер из 10 символов, недостающие символы будут заполнены нулями.

·         «Способ генерации нового значения номера» - задается способ генерации номера (служебное слово «%NUMBER%»):

·         Новое значение каждый раз при обращении к генератору – определяется значением порядкового номера генератора обозначений документов (см. закладку  «Значения генераторов обозначения документов»).

·         На основе количества уже созданных документов – определяется количеством существующих документов соответствующего вида с добавлением к значению «+1».

·         «Комментарий» - произвольная поясняющая информация.

 

Дополнительные закладки Окно просмотра/редактирования вида документа содержит дополнительные закладки:

·          «Атрибуты документа»

·          «Атрибуты версии»

·          «Атрибуты листа»

·          «Типы файлов»

·          «Способы обработки»

·          «Значения генераторов обозначения документов»

·          «Настройки видов документов пользователей»

Атрибуты

В режимах  «Атрибуты документа»,  «Атрибуты версии» и  «Атрибуты листа» задается список атрибутов для документа, версии и его листа соответственно.

Для добавления атрибута необходимо выполнить команду  «Добавить», после чего выбрать требуемый атрибут из справочника «Атрибуты» (см. раздел 2.7.4). В этом окне возможен групповой выбор атрибутов. Для их выбора следует нажать кнопку «ОК».

При этом проверяется выполнение следующего условия: атрибут, заданный на одной из закладок (документ, версия, лист) не должен присутствовать на других, если это не выполняется, то выдается соответствующее диагностическое сообщение.

Типы файлов

В режиме  «Типы файлов» задается список типов файлов, которые будут рекомендованы для включения в файловый состав документа с текущим видом документа.

Способы обработки

В режиме  «Способы обработки» задается список типов обработки документа (по каким правилам он будет проходить путь от начального состояния (начало разработки) до завершения работы с ним).

Кнопка  «Использовать по умолчанию» устанавливает способ обработки по умолчанию, который будет автоматически выбираться при создании нового документа.

Значения генераторов обозначения документов

В режиме  «Значения генераторов обозначения документов» ведется список значений генераторов по годам для данного вида документов. Значение генератора номера используется если атрибут «Способ генерации нового значения номера» имеет значение «Новое значение каждый раз при обращении к генератору» (см. закладку «Основные свойства»).

Настройки видов документов пользователей

В режиме  «Настройки видов документов пользователей» ведется список настроек всех пользователей TechnologiCS по текущему документу.

Для редактирования настроек выбранного пользователя следует выполнить команду  «Редактировать», после чего появится диалог выбора атрибутов.

В этом окне выставляются значения свойств по умолчанию, которые подставляются автоматически при создании нового документа соответствующим пользователем.

·         «Рабочая группа» - выбор рабочей группы, куда входит пользователь.

·         «Папка пользователя» - указание рабочей папки пользователя (если такой не существует, то она будет создана при первом создании документа).

·         «Раздел архива» - выбирается раздел архива, в котором будет храниться данный документ.

 

2.7 Документооборот