Режим работы с архивом документов вызывается из главного меню

«Документооборот» -  «Архив».

Информация на экран выводится в следующем виде:

Архив организуется в виде древовидной структуры, где на первом уровне располагаются собственно архивы, а под ними (на втором и ниже уровнях) располагаются разделы и подразделы архива.

В информационном поле выводится дерево архивов и их разделов.

В рабочей области - документы, относящиеся к архиву или разделу архива. Отображаются следующие колонки:

·         «Документ» - отображается общая информация о документе.

·         «Обозначение документа» - отображается обозначение документа. Является уникальным в рамках всего архива.  Значение может быть пустым, если задано наименование документа.

·         «Наименование документа» - отображается наименование документа. Значение может быть пустым, если задано обозначение документа.

·         «Вид документа» - отображается вид документа.

·         «Комментарий к документу» - отображается комментарий к документу.

·         «Способ обработки» - отображается способ обработки документа.

·         «Раздел архива» - отображается раздел архива в котором хранится документ.

·         «Версия» - отображается информация об активной версии документа.

·         «Номер версии» - отображается номер версии документа.

·         «Наименование версии» - отображается наименование версии документа.

·         «Комментарий к версии» - отображается комментарий к версии документа.

·         «Действует с» - дата, с которой начинает действовать версия документа. Если не задана, то версия документа начинает действовать с любого моемнта времени.

·         «Заблокировал» - пользователь, заблокировавший версию документа.

·         «Создал» - пользователь, создавший версию документа.

·         «Дата создания» - дата и время создания версии документа.

·         «Статус» - статус, в котором находится версия.

·         «Действует по» - дата, с которой прекращает действовать данная версия документа. Если не задана, то версия документа прекращает действовать с любого моемнта времени.

·         «В статусе по» - дата, с которой документ перешел в текущий статус.

·         «В статусе с» - дата, при наступлении которой документ должен выйти из текущего статуса.

·         «Контр. дата» - ближайшая контрольная дата версии документа (дата срабатывания контрольного напоминания о приближении планируемой даты перехода документа в указанный статус, либо планируемая дата перехода документа в указанный статус).

Архив

Для создания нового архива следует установить курсор на узел дерева «Архив» (самый верхний) и нажать правую клавишу мыши.

В появившемся контекстном меню выбрать команду  «Создать новый архив» и ввести наименование архива, после чего вновь созданный архив появляется в дереве.

Для создания нового архива, пользователь должен иметь административное право «Администратор архива» (см. раздел 13.1.2.7).

 

Для выполнения операций с созданным архивом следует установить курсор на его наименование в дереве и нажать правую клавишу мыши.

В появившемся контекстном меню доступны следующие команды:

·          «Свойства архива» - предназначена для ввода и корректировки атрибутивной информации об архиве (см. раздел 12.3.1.1).

·          «Создать новый раздел архива» - предназначена для ввода наименования нового раздела архива, после чего вновь созданный разде появляется в дереве.

·          «Изменить название архива» - предназначена для изменения названия архива.

·          «Удалить архив» - предназначена для удаления архива.

Нельзя удалить архив, к которому относятся документы или который имеет разделы.

Раздел архива

Для выполнения операций с созданным разделом архива следует установить курсор на его наименование в дереве и нажать правую клавишу мыши.

В появившемся контекстном меню доступны следующие команды:

·          «Свойства раздела архива» - предназначена для просмотра атрибутивной информации о разделе архива и редактирования его наименования.

·          «Изменить название раздела архива» - предназначена для изменения названия раздела архива.

·          «Удалить раздел архива» - предназначена для удаления раздела архива.

Нельзя удалить раздел, к которому относятся документы или который имеет подразделы.

·         Команда «Импорт документов» - предназначена для импорта документов (см. раздел 12.3.1.2).

Для выполнения этой команды пользователь должен иметь право создавать документы в данном архиве.

 

12.3 Архив
12.3.1.1 Свойства архива
12.3.1.2 Импорт документов