Переход в режим осуществляется выбором пункта «Напоминания» в главном меню системы «Документооборот».

Этот режим позволяет создавать напоминания о событиях. Напоминания могут быть личными и групповыми. В групповых напоминаниях о событии пользователи делятся на организатора и участников. Групповые напоминания позволяют организовывать рассылку напоминаний нескольким пользователям, отслеживать статусы выставленные участниками относительно напоминаний и вести по ним переписку.

Для работы напоминаний необходимо, чтобы в системных настройках был установлен флаг «Проверять новые сообщения, период обновления (мин)» (см. раздел 1.17.1).

При выборе этого режима выдается окно следующего вида:

В левой части экрана выводится дерево фильтров, для быстрой навигации по напоминаниям:

·       «Активные» - в этом фильтре отображаются напоминания в состоянии «Активно». Фильтр «Активные» делится еще на дополнительные фильтры:

·       «Новые» - в этом фильтре отображаются напоминания в состоянии «Активно», которые еще не прочитаны.

·       «Отклоненные» - в этом фильтре отображаются напоминания в состоянии «Активно», которые были отклонены.

·       «Отложенные» - в этом фильтре отображаются напоминания в состоянии «Активно», решение по принятию которых было отложено.

·       «Принятые» - в этом фильтре отображаются напоминания в состоянии «Активно», которые были приняты.

·       «Завершенные» - в этом фильтре отображаются напоминания, которые были завершены.

·       «Перенесенные» - в этом фильтре отображаются напоминания, которые были перенесены на другую дату.

·       «Удаленные» - в этом фильтре отображаются напоминания, которые были удалены.

·       «Черновики» - в этом фильтре отображаются напоминания, которые еще не были активированы.

В правой части выводится список напоминаний, относящихся к ветке дерева фильтров, на которой установлен курсор. Если текущий пользователь не является организатором напоминания, то оно подсвечивается светло-зеленым цветом.

Состав реквизитов

·       «Отправитель» - в этой колонке выводится имя пользователя, создавшего напоминание (организатора напоминания).

·       «Получатели» - в этой колонке выводится список пользователей-получателей или групп-получателей напоминания (участников напоминания).

·       «Тема напоминания» - в этой колонке выводится тема напоминания, заданная при его создании.

·       «Дата события» - в этой колонке выводится дата и время события, на которое настроено напоминание.

·       «Состояние» - в этой колонке выводится состояние напоминания. В системе доступны следующие состояния напоминаний:

·       «Черновик» - неактивное напоминание. Доступно только создателю. Может быть отредактировано, удалено создателем.

·       «Активно» - активное напоминание. Действовует для всех получателей. Возможно только изменение пользовательских настроек напоминания (время уведомления, статус участника, флаг выполнения). Напоминание может быть перенесено или завершено создателем.

·       «Перенесено» - неактивное напоминание. При переносе напоминания создается новое на основе исходного. Исходное напоминание довабляется во вложения нового. Возможно только изменение пользовательских настроек напоминания (время уведомления, статус участника, флаг выполнения). Напоминание может быть удалено создателем.

·       «Завершено» - неактивное напоминание. Любые изменения напоминания запрещены. Напоминание может быть удалено создателем.

Напоминание начинает действовать только после перевода в состояние «Активно».

·       «Статус» - в этой колонке выводится статус участника относительно напоминания. В системе доступны следующие статусы участников напоминаний:

·       «Принято» - пользователь принял участие в напоминании. Напоминание будет выведено пользователю через указанный в настройках интервал времени.

·       «Отклонено» - пользователь отклонил напоминание. Напоминание не будет выводиться пользователю.

·       «Отложено» - пользователь отложил принятие решения об участии в напоминании. Напоминание будет выведено пользователю через указанных в настройках интервал времени.

·       «Комментарий» - в этой колонке выводится комментарий к статусу участника. Комментарий статуса заполняется участником при выборе статуса напоминания.

·       «Выполнено» - в этой колонке выводится флаг, если участник напоминания отметил его как выполненное. Выполненное напонимание не выводится участнику до наступления даты и времени события. Флаг устанавливается автоматически при перевоводе организатором напоминания в статус «Звершено».

·        «Напомнить за» - в этой колонке выводится время, за которое возникнет напоминание, относительно времени события. Поумолчанию устанавливается создателем напоминания. При участии нескольких пользователей, может быть настроено индивидуально для себя каждым пользователем.

·        «Важность» - в этой колонке выводится значок , если при создании напоминания установлен флаг «Установить высокую важность».

·       «Уведомить» - в этой колонке выводится значок , если при отправке напоминания установлен флаг «Уведомить о прочтении». Если данный флаг установлен, создатель/организатор напоминания будет получать сообщения о прочитанных напоминаниях и о установленных получателями/участниками статусах относительно напоминаний.

·       «Примечание» - в этой колонке выводится личный комменатрий к напоминанию.

·       «Вложения» - в этой колонке выводится значок , если при создании напоминания на закладке вложения были добавлены вложения в виде документов, файлов или прочих объектов системы.

·       «Тип напоминания» - в этой колонке выводится тип напоминания. Напоминание может быть пользовательским, либо контрольным (может быть создано при работе с графиком разработки документа, см. раздел 12.3.13).

 

12 Документооборот
12.8.1 Создание напоминания
12.8.2 Операции с напоминаниями
12.8.3 Работа напоминаний