Переход в режим осуществляется выбором пункта «Папки» в главном меню системы «Документооборот».
Этот режим предназначен для создания пользователем собственной произвольной классификации документов. Кроме того, в системе содержатся папки, которыми оперирует система при совершении каких-либо действий с документами. Набор системных папок ограничен, их нельзя ни удалить, ни переименовать. Это папки:
·
«Изменение
статуса»
·
«На
доработку»
·
«На
подпись»
·
«На
разработку»
·
«Подписки»
·
«Последние
документы»
·
«Последние
документы (изменение)»
·
«Последние
документы (просмотр)»
·
«Последние
документы (создание)»
У каждого пользователя они создаются автоматически.
Для выполнения операций с папками следует установить курсор на узел дерева и, нажав правую кнопку мыши, в появившемся меню выбрать необходимое действие.
· «Создать новую папку» - это действие создает папку, относящуюся к той, на которой установлен курсор.
· «Изменить название папки» - это действие позволяет переименовать папку.
· «Удалить папку» - это действие позволяет удалить папку (она не должна содержать ссылок на документы и папок внутри себя).
Перемещение документов внутри папок производится точно так же, как это описано при перемещении документов между разделами архива (см. раздел 12.3.7).
В этом режиме можно выполнять все действия над документами, что и в архиве.
Для того чтобы поместить ссылку на документ в папку нужно воспользоваться командами меню:
· «Создать новый документ» - создается новый документ, как это описано в разделе 12.3.2, и создается ссылка на него в текущей папке.
· «Создать новую версию документа» - создается новая версия документа, как это описано в разделе 12.3.3, и создается ссылка на него в текущей папке.
· «Добавить ссылку из архива» - в текущей папке создается ссылка на выбранный из архива документ.
· «Копировать документ» - создается копия документа, как это описано в разделе 12.3.4, и создается ссылка на него в текущей папке.
Ссылки в папках так же создаются при выполнении действий над документами при изменении их статуса, которые предполагают работу с папками.
В папке «Последние документы» создаются ссылки на документы, с которыми пользователь совершает соответствующие действия: создание, изменение, просмотр. Ссылки в этой папке хранятся 60 дней.
Удаление
документа из папки происходит по команде «Удалить»
,
которая имеет два пункта:
· «Удалить ссылку на документ из папки» - это действие удаляет только ссылку на него, а сам документ остается в архиве.
· «Удалить версию документа из архива» - это действие удаляет и ссылку из папки и активную версию документа из архива.
При наличии свойства прав «Поместить в папку другого пользователя» в программе Администратор, возможно копирование ссылок на документы в папки другим пользователям. Это действие осуществляется с помощью команд контекстного меню:
· «Поместить выделенные позиции пользователю в папку...» - это действие осуществляет копирование выбранных ссылок на документы в определенную папку определенному пользователю.
· «Поместить выделенные позиции в папку пользователям...» - это действие осуществляет копирование выбранных ссылок на документы вместе с классификатором папки, в которой документы находятся, нескольким определенным пользователям. Классификатор копируется до первого уровля вложенности.
См. также: