Вызов
создания нового документа производится нажатием кнопки 
или соответствующего пункта меню в выпадающем
списке у этой кнопки или контекстного меню.
При этом запускается мастер создания нового документа, который шаг за шагом предлагает выполнить определенные действия. При этом создается новый документ в виде первой его версии.
Создание документа производится в несколько этапов:
· Заполнение заголовочных реквизитов документа. Этот этап является обязательным.
· Заполнение атрибутов документа. Может отсутствовать, если в виде документа на закладке «Атрибуты документа» не задано ни одного атрибута.
· Заполнение атрибутов версии. Может отсутствовать, если в виде документа на закладке «Атрибуты документа» не задано ни одного атрибута.
· Заполнение файлового состава. Необязательный. Эту операцию можно выполнить на уже созданном документе.
Заполнение заголовочных реквизитов
На этом этапе заполняется следующие поля:
· «Вид документа» - выбирается вид создаваемого документа из соответствующего справочника.
· «Обозначение» - заполняется обозначение документа. Оно должно быть уникальным в рамках всего архива, в противном случае выдается диагностическое сообщение, и документ невозможно будет создать до тех пор, пока не будет выполнено это условие. Если у указанного вида документа задан шаблон обозначения, то система автоматически генерирует обозначение документа в соответствии с шаблоном (см. раздел 2.5.5).
· «Наименование» - заполняется наименование документа. Это поле может быть пустым.
· «Способ обработки» - выбирается из списка способов обработки, которые имеет создаваемый вид документа. Если не задан «Вид документа», то список будет пустым.
· «График разработки документа» - выбрается график разработки документа. Это заранее настроенный перечень статусов и сроков перехода в эти статусы, либо сроков нахождения в этих статусах (контрольных точек), которые необходимо контролировать системой.
· «Начало контроля» - дата, от которой будет вестись отсчет для расчета сроков достижения контрольных точек выбранного графика разработки документа. Задается если не выбран признак «Задать дату завершения».
· «Задать дату завершения» - признак, позволяющий выбрать предполагаемую дату завершения графика разработки. Используется при расчете сроков достижения контрольных точек при отсчете от даты завершения, а не от даты начала контроля.
· «Рабочая группа» - выбирается рабочая группа, в которой создается этот документ. Этот список формируется исходя из того, в каких рабочих группах участвует пользователь, который создает этот документ.
· «Раздел архива» - выбирается раздел архива, в котором будет храниться данный документ.
После того, как все поля заполнены, нажимается кнопка «Далее» или «Закончить» (появляется на месте кнопки «Далее» если следующих этапов нет).
Если вид документа предполагает заполнение дополнительных атрибутов документа, то выводится окно следующего вида:
В этом окне заполняются атрибуты документа, по правилам заполнения типов атрибутов. Атрибуты, выделенные жирным шрифтом, обязательны для заполнения (если они не заполнены, то документ создать невозможно).
Если вид документа предполагает заполнение дополнительных атрибутов версии, то проводится их заполнение, как это показано в заполнении атрибутов документа.
После заполнения атрибутивной информации выдается диалоговое окно для формирования файлового состава документа.
В области «Список добавляемых файлов» пользователь формирует перечень файлов, входящих в файловый состав документа.
· Кнопка «Добавить шаблон…» позволяет добавить в список шаблон файла из входящих в выбранный вид документа шаблонов.
· Кнопка «Добавить файл…» позволяет добавить в список файл с диска.
· Кнопка «Добавить из папки…» позволяет добавить в список все файлы, находящиеся в указанной папке на диске.
· Кнопка «Взять из документа…» позволяет добавить в список файл из файлового состава активной версии указанного документа.
· Кнопка «Взять из версии…» позволяет добавить в список файл из файлового состава из любой версии указанного документа.
· Кнопка «Удалить» удаляет из списка выделенные записи.
· Кнопка «Удалить все» удаляет все записи из списка.
· Нажатие кнопки «Записать» заносит информацию о файловом составе в базу данных. Кнопка «Отменить» этой записи не производит.
После того как все требования определенные видам документа выполнены, документ записывается в архив.
При записи нового документа в архиве, ему автоматически (кроме значений, заданных при работе мастера создания) присваивается:
· «Номер версии» - "1".
· «Наименование версии» - "Версия 1".
· «Статус версии» - присваивается значение, установленное реквизитом «Начальный статус» выбранного способа обработки.
· «Создал» / «Изменил» - имя пользователя, создавшего / изменившего версию, а так же дата и время создания / изменения документа.
Доступ к документу получают все члены рабочей группы, в которой создается документ. Уровни доступа определяются шаблонами прав, назначенных ролям рабочей группы. Созданная версия сразу же становится активной.
См. также: