Режим работы со справочником видов документов вызывается из главного меню

«Справочники» - «Документооборот» -  «Виды документов»

и предназначен для ведения списка видов документов, которыми будет оперировать система.

Информация на экран выводится в следующем виде:

Для создания нового вида документов выполните команду  «Добавить» и в появившемся окне заполните следующие поля:

·         «Наименование» - наименование вида документа;

·         «Значок» - его графическое представление;

·         «Шаблон обозначения документа» - предназначен для записи шаблона, на основании которого при создании документа автоматически генерируется его обозначение. В шаблоне можно использовать значение текущего года и значение генерируемого номера. Для этого используются служебные слова «%YEAR%» и «%NUMBER%» соответственно. Перед служебными словами можно задавать требуемую длину, например, «%10NUMBER%», при этом в обозначение документа вставится сгенерированный номер из 10 символов, недостающие символы будут заполнены нулями;

·         «Способ генерации нового значения номера» - предназначен для указания способа генерации номера:

·         Новое значение каждый раз при обращении к генератору - новый номер будет генерироваться при формировании обозначения создаваемого документа и будет равен старое значение номера плюс 1. Номера генерируются в рамках года. При таком способе на закладке «Значения генераторов обозначения документов» ведется список значений генераторов по годам для данного вида документов.

·         На основе количества уже созданных документов - новый номер будет генерироваться с учетом количества существующих документов данного вида.

·         «Комментарий» - произвольная поясняющая информация.

Дополнительные закладки

Окно просмотра/редактирования вида документа содержит дополнительные закладки:

·          «Атрибуты документа»

·          «Атрибуты версии»

·          «Атрибуты листа»

·          «Типы файлов»

·          «Способы обработки»

·          «Значения генераторов обозначения документов»

·          «Настройки видов документов пользователей»

Атрибуты

В режимах  «Атрибуты документа»,  «Атрибуты версии» и  «Атрибуты листа» задается список атрибутов для документа, версии и его листа соответственно.

Для добавления атрибута следует нажать кнопку  «Добавить», после чего появится диалог выбора атрибутов из справочника.

В этом окне возможен групповой выбор атрибутов. Для их выбора следует нажать кнопку «ОК». При этом проверяется выполнение следующего условия: атрибут, заданный на одной из закладок (документ, версия, лист) не должен присутствовать на других, если это не выполняется, то выдается соответствующее диагностическое сообщение.

Типы файлов

В режиме  «Типы файлов» задается список типов файлов, которые будут рекомендованы для включения в файловый состав документа с текущим видом документа.

Способы обработки

В режиме  «Способы обработки» задается список типов обработки документа (по каким правилам он будет проходить путь от начального состояния (начало разработки) до завершения работы с ним).

Кнопка  «Использовать по умолчанию» устанавливает способ обработки по умолчанию, который будет автоматически выбираться при создании нового документа.

Значения генераторов обозначения документов

В режиме  «Значения генераторов обозначения документов» ведется список значений генераторов по годам для данного вида документов. Значение генератора номера используется если атрибут «Способ генерации нового значения номера» имеет значение «Новое значение каждый раз при обращении к генератору» (см. закладку «Основные свойства»).

Настройки видов документов пользователей

В режиме  «Настройки видов документов пользователей» ведется список настроек всех пользователей TechnologiCS по текущему документу.

Для редактирования настроек пользователя следует нажать кнопку  «Редактировать», после чего появится диалог выбора атрибутов.

В этом окне выставляются значения атрибутов по умолчанию, которые подставляются автоматически при создании нового документа под конкретным пользователем.

·         «Рабочая группа» - выбор рабочей группы, куда входит пользователь.

·         «Папка пользователя» - указание рабочей папки пользователя (если такой не существует, то она будет создана при первом создании документа).

·         «Раздел архива» - выбирается раздел архива, в котором будет храниться данный документ.

 

2.6 Документооборот