Переход в режим осуществляется выбором пункта «Выборки» в главном меню системы «Документооборот».

Этот режим предназначен для формирования списка выборок и поиска документов по условиям, заданным в свойствах выборки. В отличие от фильтра выборка позволяет сохранять критерии поиска для следующего сеанса работы, а также предоставлять их для других пользователей.

Выборки в системе представлены в виде иерархического дерева с возможностью ведения выборок в отдельных классификаторах и ведения подчиненных выборок. Работа с выборкой, а также ее видимость определенным пользователям  могут быть ограничены с помощью соответствующих прав доступа (см. раздел 12.6.2).

Для выполнения операций с выборками следует установить курсор на узел дерева и, нажав правую кнопку мыши, в появившемся меню выбрать необходимое действие.

·        «Создать новую выборку» - это действие создает выборку в выбранном классификаторе, либо создает подчиненную выборку у выбранной родительской выборке (см. раздел 12.6.1).

·        «Редактировать выборку» - это действие позволяет редактировать выборку (см. раздел 12.6.1).

·        «Удалить выборку» - это действие позволяет удалить выборку.

·        «Добавить классификатор» - это действие создает раздел классификатора.

·        «Редактировать классификатор» - это действие позволяет редактировать выборку.

·        «Удалить классификатор» - это действие позволяет удалить выборку.

·        «Показать все выборки» - это действие позволяет пользователю видеть все выборки в системе, даже не отмеченные флагом «Разрешить просмотр другим пользователям» в окне редактирования выборки. Команда «Показать все выборки» включается специальным правом «Администратор выборок» в системе администрирования, как это показано в разделе 13.1.2 «Документооборот: Административные права».

·       «Права доступа» - это действие позволяет настроить права доступе к выборке (см. раздел 12.6.2).

При добавлении или редактировании классификатора выводится окно следующего вида:

·       В поле «Наименование» вводится наименование выборки.

·       Флаг «Разрешить просмотр всем пользователям» предоставляет право на прсмотр классификатора и его вложений другим пользователям системы.

Перемещение выборок между классификаторами возможно только копированием выборки в целевой классификатор с помощью кнопки  «Создать копию выборки» и ее последующим удалении из классификатора источника.

Кнопка  «Только мои выборки» на панели управления позволяет видеть в дереве только свои выборки.

Кнопка  «Создать копию выборки» на панели управления позволяет пользователю создавать копии выборок, если он имеет на это соответствующее право.

Выборка отрабатывает сразу же, как только на нее установлен курсор. Над документами, появившемся в списке, можно выполнять те же действия что и при работе с ними в папках или архиве документов.

 

12 Документооборот
12.6.1 Создание выборки
12.6.2 Права доступа к выборке