Справочник видов документов вызывается из главного меню системы

 

«Справочники» - «Документооборот» – «Виды документов»

 

и предназначен для ведения списка видов документов, которыми будет оперировать система.

 

 

 

Каждый вид документа имеет собственные атрибуты. При создании нового вида документа используется только закладка «Основные данные», а при редактировании доступны все закладки.

 

 

Основные свойства

 

Закладка «Основные свойства»:

 

·         «Наименование» - наименование вида документа;

·         «Значок» - его графическое представление;

·         «Шаблон обозначения документа»;

·         «Способ генерации нового значения номера»;

·         «Комментарий» - произвольная поясняющая информация.

 

Атрибут «Шаблон обозначения документа» предназначен для записи шаблона, на основании которого при создании документа автоматически генерируется его обозначение. В шаблоне можно использовать значение текущего года и значение генерируемого номера. Для этого используются служебные слова «%YEAR%» и «%NUMBER%» соответственно. Перед служебными словами можно задавать требуемую длину, например, «%10NUMBER%», при этом в обозначение документа вставится сгенерированный номер из 10 символов, недостающие символы будут заполнены нулями.

 

Атрибут «Способ генерации нового значения номера» предназначен для указания способа генерации номера:

·         Новое значение каждый раз при обращении к генератору – новый номер будет генерироваться при формировании обозначения создаваемого документа и будет равен старое значение номера плюс 1. Номера генерируются в рамках года. При таком способе на закладке «Значения генераторов обозначения документов» ведется список значений генераторов по годам для данного вида документов.

·         На основе количества уже созданных документов – новый номер будет генерироваться с учетом количества существующих документов данного вида.

 

Атрибуты

 

На закладках «Атрибуты документа», «Атрибуты версии» и «Атрибуты листа» задается список атрибутов для документа, версии и его листа соответственно.

 

 

Для добавления атрибута следует нажать кнопку  «Добавить», после чего появится диалог выбора атрибутов из справочника.

 

 

В этом окне возможен групповой выбор атрибутов. Для их выбора следует нажать кнопку «ОК». При этом проверяется выполнение следующего условия: атрибут, заданный на одной из закладок (документ, версия, лист) не должен присутствовать на других, если это не выполняется, то выдается соответствующее диагностическое сообщение.

 

Типы файлов

 

На закладке «Типы файлов» задается список типов файлов, которые будут рекомендованы для включения в файловый состав документа с текущим видом документа.

 

 

Способы обработки

 

На закладке «Способы обработки» задается список типов обработки документа (по каким правилам он будет проходить путь от начального состояния (начало разработки) до завершения работы с ним).

 

 

Кнопка  «Использовать по умолчанию» устанавливает способ обработки по умолчанию, который будет автоматически выбираться при создании нового документа.

 

Значения генераторов обозначения документов

 

На закладке «Значения генераторов обозначения документов» ведется список значений генераторов по годам для данного вида документов. Значение генератора номера используется если атрибут «Способ генерации нового значения номера» имеет значение «Новое значение каждый раз при обращении к генератору» (см. закладку «Основные свойства»).

 

 

Настройки видов документов пользователей

 

На закладке «Настройки видов документов пользователей» ведется список настроек всех пользователей TechnologiCS по текущему документу.

 

 

Для редактирования настроек пользователя следует нажать кнопку  «Редактировать», после чего появится диалог выбора атрибутов.

 

 

В этом окне выставляются значения атрибутов по умолчанию, которые подставляются автоматически при создании нового документа под конкретным пользователем.

 

·         «Рабочая группа» - выбор рабочей группы, куда входит пользователь.

·         «Папка пользователя» - указание рабочей папки пользователя (если такой не существует, то она будет создана при первом создании документа).

·         «Раздел архива» - выбирается раздел архива, в котором будет храниться данный документ.

 

2.5 Документооборот